Metoda 5 Why (Dlczego) to jedna z bardziej znanych analiz przyczynowo-skutkowych służąca inżynierom i technikom utrzymania ruchu do poszukiwania przyczyn powstałego uszkodzenia lub innej sytuacji awaryjnej (np. niezadziałania procedury bezpieczeństwa), poprzez poszukiwanie odpowiedzi na pytania, np. dlaczego powstał problem, dlaczego go nie zauważono.
Metoda 5W opiera się na analizie objawów. Celem analizy jest dojście do opisu przyczyn problemu. Ścieżka używana do zlokalizowania prawdziwych przyczyn problemu jest iteracyjna (powinna być powtórzona przynajmniej 5 razy lub tak długo, jak to konieczne. 5 jest tylko liczbą umowną).
Metodologia jest bardzo prosta: powtarzamy pytanie “dlaczego”, dopóki nie dojdziemy do ustalenia prawdziwych przyczyn symptomu, który wynika z badanego problemu. Koniec iteracji należy kontynuować tak długo aż zidentyfikujemy przyczynę bądź zapętlimy się w odpowiedziach.
Metoda “5 dlaczego” może wydawać się zwodniczo prosta. Wymaga ona myślenia, inteligentnego zadawania pytań, a także dyscyplinę i wytrwałość w stosowaniu tej metody.
Odpowiedź na jedno pytanie “Dlaczego… ” prowadzi do sformułowania następnego pytania “Dlaczego…”. Nie zawsze jednak możliwe jest natychmiastowe zadanie lub odpowiedź na następne pytanie. Być może będziesz musiał zebrać i przeanalizować więcej informacji, aby odpowiednio odpowiedzieć na bieżące pytanie.
Ta metoda może być niezwykle cenna i potężna. Jednak wymaga praktyki. Im częściej będziesz go używał, ćwiczył, tym więcej rozwiążesz problemów.
Problem – Klienci firmy są niezadowoleni, ponieważ wysyłane im produkty, są niezgodne z zamówieniem.
Dlaczego klientom wysyłane są złe produkty?
Ponieważ produkcja zbudowała produkty zgodnie ze specyfikacją, która różni się od tego, na co zgodził się klient i sprzedawca.
Dlaczego produkcja spowodowała, że produkty różnią się od specyfikacji sprzedawcy?
Ponieważ sprzedawca przyspiesza pracę w hali produkcyjnej, dzwoniąc bezpośrednio do szefa produkcji, aby rozpoczął produkcję. Wystąpił błąd podczas przekazywania lub zapisywania specyfikacji.
Dlaczego sprzedawca dzwoni bezpośrednio do kierownika produkcji w celu przyspieszenia rozpoczęcia pracy, zamiast postępować zgodnie z procedurą ustaloną w firmie?
Ponieważ formularz “Rozpocznij pracę” wymaga zatwierdzenia dyrektora sprzedaży, zanim rozpocznie się praca. Spowalnia to proces produkcyjny (lub zatrzyma go, gdy dyrektor znajdzie się poza biurem).
Dlaczego formularz jest zatwierdzany przez dyrektora sprzedaży?
Ponieważ dyrektor ds. sprzedaży musi być na bieżąco informowany o sprzedaży w celu prowadzenia rozmów z dyrektorem generalnym.
W tym przypadku wymagane były tylko cztery „dlaczego”, aby dowiedzieć się, że dyrektor sprzedaży przyczynia się do załamania procesu.
Dlatego analiza 5 Why ma na celu dokładne zbadanie konkretnego problemu, w rezultacie pokazując prawdziwą przyczynę problemu.
Pamiętaj, że “5” to tylko liczba. Pytaj “dlaczego” tyle razy, ile potrzebujesz, aby ukończyć proces i podjąć odpowiednie działania.
Jak zacząć analizę 5 why?
KROK 1. Stwórz zespół.
Jeśli to możliwe stwórz interdyscyplinarny zespół (zbierz kolegów i koleżanki, którzy mają różny punkt widzenia na ten sam problem). Tworząc zespół wielofunkcyjny, otrzymasz unikalne punkty widzenia. Pomoże Ci to zebrać wystarczającą ilość informacji, aby podjąć świadomą decyzję.
KROK 2. Zdefiniuj problem.
Omów i opisz problem z zespołem. Pomoże Ci to określić zakres problemu, który zamierzasz zbadać. Jest to ważne, ponieważ badanie problemu o szerokim zakresie może być czasochłonnym ćwiczeniem z niewyraźnymi granicami. Staraj się być maksymalnie skoncentrowany, aby znaleźć skuteczne rozwiązanie.
KROK 3. Zapytaj dlaczego
Wybierz lidera, który zadaje pytania i stara się skupić zespół na sobie. Odpowiedzi powinny być oparte na faktach i rzeczywistych danych, a nie na opiniach emocjonalnych. Lider powinien zadawać pytanie “dlaczego” tyle razy, ile potrzeba, aby zespół mógł zidentyfikować pierwotną przyczynę początkowego problemu.
Rada 1. Nie zadawaj zbyt wielu “Dlaczego”. Jeśli będziesz kontynuował, możesz otrzymać mnóstwo nieuzasadnionych sugestii i skarg, co nie jest celem. Skup się na znalezieniu głównej przyczyny.
Rada 2. Czasami może istnieć więcej niż jedna podstawowa przyczyna. W takich przypadkach analiza 5 Why będzie wyglądać bardziej jak macierz z różnymi gałęziami. Może to nawet pomóc w wykryciu i wyeliminowaniu problemów organizacyjnych, które mają trwale negatywny wpływ na ogólną wydajność.
KROK 4. Podejmij działanie
Po tym, jak zespół wykryje główną przyczynę (przyczyny), nadszedł czas na podjęcie działań naprawczych. Wszyscy członkowie powinni brać udział w dyskusji, aby znaleźć i zastosować najlepsze rozwiązanie, które chroni proces przed powtarzającymi się problemami.
Po pewnym czasie zespół musi się ponownie spotkać i sprawdzić, czy jego działania rzeczywiście miały pozytywny wpływ. Jeśli nie, proces należy powtórzyć.
Źródło:
https://www.system-kanban.pl/definicja/metoda-5-why/
Jeśli masz pytania i wątpliwości, szukasz porady dotyczącej tego narzędzia – napisz:
Michał Okrasa – Coach, Trener, Doradca zawodowy – michal.okrasa@umed.lodz.pl
