Regulamin Hackathon HAcK NA ZDROWIE 3

§ 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin Hackathonu HAcK NA ZDROWIE (dalej „Regulamin”) określa zasady i warunki, na jakich odbywa się wydarzenie Hackathon HAcK NA ZDROWIE 3, zwane dalej „Hackathon”.
2. Organizatorem wydarzenia jest Akademickie Biuro Karier Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, z siedzibą przy Pl. Hallera 1, 90-643 w Łodzi, zwanym dalej „Organizatorem”.
3. Hackathon odbędzie się w dniu 07.06.2024 w formie zdalnej oraz w dniach 08-09.06.2024 na terenie siedziby Uniwersytetu Medycznego w Łodzi.
4. Wszelkie informacje o Hackathonie – w tym Harmonogram wydarzenia, dostępne będą na stronie internetowej www.abk.umed.pl.

§ 2 ZASADY I WARUNKI UDZIAŁU

1. Udział w Hackathonie jest bezpłatny i dobrowolny. Swój udział w Hackathonie mogą zgłaszać Uczestnicy indywidualni, jak i zespoły.
2. Uczestnikami Hackathonu mogą być wyłącznie zespoły składające się od 3 do 6 osób – studentów, absolwentów (do jednego roku) publicznych i niepublicznych uczelni wyższych, wszystkich kierunków w Polsce. Muszą to być pełnoletnie osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych.
3. W uzasadnionych przypadkach Organizator może podjąć decyzję o zmianie liczby osób w zespole.
4. Każdy z Uczestników może być członkiem tylko jednego zespołu.
5. Uczestnicy we własnym zakresie organizują sprzęt komputerowy na potrzeby udziału w Hackathonie.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne straty i uszkodzenia. Organizator nie jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa urządzeń stanowiących własność Uczestników. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za swoją własność (w tym sprzęt komputerowy) i sami są zobligowani do jej nadzorowania. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki oraz za ewentualne straty.
7. Od Uczestników oczekuje się wypracowania prototypu innowacyjnego produktu lub usługi w formie cyfrowej lub analogowej w odpowiedzi na wyzwania stawiane przez firmy współpracujące z Organizatorem w ramach Hackathonu.
8. Organizator może odmówić prawa do uczestnictwa w Hackathonie osobom i/lub zespołom, wobec, których poweźmie uzasadnione przypuszczenie, iż dokonały rejestracji w celu innym, niż wzięcie udziału w Konkursie organizowanym w ramach Hackathonu. Ich zgłoszenie zostanie wówczas uznane za bezskuteczne.
9. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Hackathonie lub braku możliwości udziału Uczestnika w Hackathonie z powodu decyzji Organizatora, w związku z naruszeniem postanowień Regulaminu, Uczestnikowi nie przysługują względem Organizatora żadne roszczenia.
10. Hackhaton prowadzony jest w języku polskim.
11. Uczestnicy zobowiązani są do zachowywania się w sposób nie zagrażający bezpieczeństwu innych osób oraz przestrzegać zaleceń porządkowych Organizatora i warunków wynikających z aktualnych przepisów BHP i p.poż.
12. Uczestnicy odpowiadają za ewentualne szkody, jakie wyrządzili w miejscu organizacji Hackhatonu w trakcie jego trwania, w tym za stworzenie zagrożenia dla życia i zdrowia ludzkiego oraz za uszkodzenie składników mienia.
13. Zabrania się wnoszenia i posiadania przez Uczestników broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, napojów alkoholowych, środków odurzających lub substancji psychotropowych.
14. Osoby będące pod wpływem alkoholu lub środków odurzających oraz osoby stanowiące zagrożenie dla porządku publicznego, mają zakaz wstępu na teren, w którym odbywa się Hackathon.
15. W przypadku naruszenia przez Uczestnika lub zespół postanowień Regulaminu lub przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub zaleceń porządkowych Organizatora, podania nieprawdziwych danych, Organizatorowi przysługuje prawo dyskwalifikacji danego Uczestnika lub zespołu z udziału w Hackathonie.

§ 3 PRZEBIEG WYDARZENIA

1. Hackathon będzie przebiegał według harmonogramu umieszczonego przez Organizatora na stronie internetowej www.abk.umed.pl.
2. Wniosek zgłoszeniowy udziału w Hackathonie będzie można złożyć przy użyciu formularza udostępnionego na stronie internetowej Organizatora w okresie 15.04.2024 r. – 10.05.2024 r.
3. Liczba miejsc jest ograniczona. O wynikach rekrutacji do sesji networkingowej zadecyduje Organizator na podstawie przesłanych zgłoszeń. Natomiast o uczestnictwie w sesji głównej decyduje Organizator na podstawie formularza zgłoszenia zespołu.
4. W przypadku zbyt dużej liczby zgłoszeń Uczestników indywidualnych lub zespołów, Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia udziału w Hackhatonie lub wskazania innego rozwiązania np. zmiana wyzwania.
5. Udział w sesji networkingowej oraz sesji warsztatowej, odbywających się w formie zdalnej, jest obowiązkowy i stanowi jedno z kryterium zakwalifikowania do sesji głównej.
6. Organizator w trakcie Hackathonu zapewni: dostęp do Internetu, zasilanie elektryczne, materiały biurowe, przerwy na catering.
7. W pozostałym zakresie każdy Uczestnik jest zobowiązany do korzystania z własnego sprzętu (§ 2 pkt. 5 i 6).
8. Organizator zapewnia wsparcie mentorów podczas trwającego wydarzenia. Realizując zadania w ramach Hackathonu, Uczestnicy konsultują swoje pomysły na rozwiązania z mentorami. Zasięgnięcie przez zespół porady u mentorów nie wpływa w żaden sposób na ocenę projektu przez Jury. Mentorzy nie wchodzą w skład Jury.
9. Podczas trwania Hackathonu, Uczestnicy będą pracować w zespołach w celu stworzenia innowacyjnego prototypu rozwiązania (§ 2 pkt. 7).
10. Hackathon zakończy się prezentacją stworzonych rozwiązań przed panelem Jury w celu wyłonienia zwycięzcy.
11. W przypadku zbyt dużej liczby prezentujących się zespołów, Organizator zastrzega sobie prawo do wdrożenia etapu selekcyjnego do prezentacji głównej przed Jury. W przypadku zaistnienia tego etapu Organizator może zasięgnąć opinii Mentorów.
12. W przypadku, gdy dany zespół nie wykona zadania i nie zaprezentuje finalnej wersji tegoż zadania, zostanie zdyskwalifikowany i nie bierze udziału w wyłonieniu zwycięzcy. Organizator nie odpowiada za ewentualne problemy techniczne Zespołu/Uczestników, które mogą utrudnić lub uniemożliwić prezentację finalnej wersji zadania i negatywne konsekwencje powyższego, takie jak np. dyskwalifikacja.

§ 4 WYBÓR ZWYCIĘZCÓW I NAGRODY

1. Zespoły biorące udział w Hackathonie zaprezentują przed Jury przygotowany w trakcie trwania Hackathonu Projekt.
2. W skład Jury wchodzą eksperci z branży medycznej, technologicznej i biznesowej wskazani przez Organizatora.
3. Zwycięzcy Hackathonu zostaną wyłonieni na podstawie ocen Jury.
4. Projekty zostaną poddane ocenie na podstawie następujących kryteriów:
• Innowacyjność
• Praktyczne zastosowanie
• Wykonanie prototypu
• Znaczenie dla branży
• Wartość biznesowa
• Sposób prezentacji
• Jasność przekazu
5. Decyzje Jury są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
6. Po upływie wyznaczonego czasu zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek zmian i poprawek w Projekcie. Zmiany i poprawki dokonane po upływie wyznaczonego czasu nie będą brane pod uwagę przez Jury.
7. Kolejność prezentacji zespołów jest losowa.
8. W ramach Hackathonu wyłonione zostaną 3 miejsca. Zwycięskie zespoły otrzymają nagrody finansowe adekwatne do zajętego miejsca.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do nieprzyznania nagród, jeżeli żadne z rozwiązań wypracowanych przez zespół nie spełni wymogów Hackhatonu.
10. Przekazanie nagród nastąpi w ustalonym przez Organizatora czasie w porozumieniu z laureatami Hackathonu. Wypłata nagrody może wiązać się z koniecznością podpisania przez laureatów dodatkowej dokumentacji np. umowa, oświadczenie. Z powodu wymogów formalnych wypłata nagrody może nastąpić w częściach.
11. Wszystkie zespoły uczestniczące w sesji głównej są zobowiązane do dostarczenia Organizatorowi w wyznaczonym terminie opisu rozwiązania stworzonego w ramach Hackhatonu, opisu modelu biznesowego rozwiązania oraz prezentacji, która była przedstawiona przed Jury. Zespoły są zobowiązane do stosowania określonych szablonów i dostarczonych przez Organizatora.
12. Zespoły są zobowiązane do ewaluacji uczestnictwa w Hackhatonie oraz stałego kontaktu z Organizatorem w celu monitorowania rezultatów udziału w Hackhatonie przez minimum 12 miesięcy.

§ 5 PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

1. W drodze realizacji programu może zostać wytworzona nowa własność intelektualna.
2. Prawa do wytworzonej własności intelektualnej należą do autorów, a skład uprawnionych
będzie ustalany każdorazowo.
3. Własność intelektualna wytworzona przez Organizatora, jak i Uczestnika przed rozpoczęciem
Hackathonu pozostaje własnością Stron.
4. Organizator ma jednak prawo wykorzystywania wizerunku wytworzonych produktów, celem
promocji Hackathonu, na zasadach licencji niewyłącznej, na co Uczestnik wyraża zgodę.
5. W zamian za prawo do udziału w Hackathonie, Uczestnik przekazuje Organizatorowi wyniki
swojej pracy w celu dalszego ich procedowania przez Organizatora w ramach Hackathonu.
6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wady prawne zadań realizowanych przez
zespoły, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia
ich dóbr osobistych lub praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów
ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych w związku
z wykonywaniem zadań w trakcie Hackathonu.
7. Uczestnik/Zespół oświadcza, iż wszelkie wyniki pracy powstałe podczas Hackathonu
w momencie ich materializacji w postaci projektów, szkiców, makiet, rysunków, opisów, zdjęć,
filmów, animacji, grafik, kodów, prototypów, prezentacji lub w zmaterializowanej,
w jakiejkolwiek formie stanowią jego własną oryginalną, twórczość, nie zawierają zapożyczeń
oraz nie naśladują innych utworów, w szczególności nie naruszają jakichkolwiek praw osób
trzecich.

§ 6 INFORMACJE O PRZETWARZANIU DANYCH

1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na zasadach przewidzianych Rozporządzeniem
Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony
osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
2. Administratorami danych Uczestników Hackhatonu jest Organizator.
3. Administrator danych w celu należytej ochrony danych osobowych powołał Inspektora
Ochrony Danych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: iod@umed.lodz.pl
4. Dane osobowe Uczestników Hackhatonu będą przetwarzane przez Organizatora w celu
wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym zgodnie z podstawowymi zadaniami
szkolnictwa wyższego prowadzenie w ramach upowszechniania i pomnażania osiągnięć wiedzy
medycznej (art. 6 ust. 1 lit. e) RODO), w celu dokonania czynności niezbędnych
do prawidłowego przeprowadzenia Hackhatonu (zgłoszenie, wybór zwycięzców, kontakt
w sprawie obioru nagród), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – czyli prawnie uzasadnionego
interesu Administratora polegający na przeprowadzeniu i rozstrzygnięciu Hackhatonu, w celu
podjęcia działań promocyjnych po ustaleniu zwycięzców Hackhatonu oraz w celu ewentualnego
ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.
5. Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, lecz jest to element niezbędny
do przystąpienia przez Uczestnika do Hackhatonu.
6. Dane osobowe Uczestników Hackhatonu będą przechowywane przez Organizatora tylko
przez okres niezbędny do przeprowadzenia Konkursu i wydania nagród wyróżnionym
Uczestnikom. Po tym okresie dane mogą być przetwarzane w celach marketingowych
i promocyjnych na stronach internetowych lub portalach społecznościowych Administratora.
7. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Administratorem
w zakresie realizowanych umów, wyłącznie na mocy stosownych umów powierzenia
przetwarzania danych osobowych oraz przy zapewnieniu stosowania przez ww. podmioty
adekwatnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych.
Dane osobowe mogą również być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie
obowiązujących przepisów prawa.
8. Uczestnicy Hackhatonu mają prawo do:
a) dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia
przetwarzania,
b) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
c) przenoszenia danych,
d) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem danych
za pośrednictwem adresu e –mail: iod@umed.lodz.pl
10. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym
profilowaniu.
11. Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich w związku z publikacją danych
uczestników konkursu w portalach społecznościowych Administratora w celach promocyjnych.

§ 7 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub formuły Hackathonu, bądź jego
odwołania wyłącznie w przypadku wystąpienia zdarzeń od niego niezależnych (zagrożenie
epidemiologiczne, stan wyjątkowy, klęska żywiołowa), które uniemożliwia przeprowadzenie
Hackathonu w terminie lub na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zakłócenia w pracy systemów
teleinformatycznych wspierających prowadzenie Hackathonu, wywołane działaniem siły
wyższej, awarią sprzętu lub niedozwoloną ingerencją osób trzecich lub innych Uczestników.
4. Organizator zastrzega sobie prawo przerwania Hackathonu z przyczyn technicznych,
prawnych lub naruszenia bezpieczeństwa środowiska informatycznego w wyniku dokonania lub
próby cyberataku na środowisko informatyczne Organizatora.
5. Organizator nie zwraca kosztów zakwaterowania i przejazdu Uczestników oraz dodatkowych
kosztów mogących wynikać z udziału w Hackhatonie.
6. Poprzez zgłoszenie udziału w wydarzeniu Uczestnik akceptuje i zobowiązuje się do
przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.
7. Wszelkie naruszenia niniejszego Regulaminu, a w szczególności podanie nieprawdziwych
danych osobowych lub naruszenie przepisów obowiązującego prawa upoważnia Organizatora
do wykluczenia Uczestnika z udziału w Hackathonie.