Dawno temu Ktoś wszedł do mojego biura z pomysłem aby zmienić to co robię na coś lepszego, poprawić jakość, ulepszyć, przyśpieszyć. Wtedy uznałem to za szalony pomysł, bo przecież to co robiłem było idealne. Jak się później okazało idealne nie było.
Od czego zaczęliśmy naszą pracę? Początek był banalnie prosty: wystartowaliśmy od opisu rzeczywistości – tego co robimy, jak to robimy, po co, dla kogo, jakimi się zasobami…, etc.
Wszystkie powyższe działania po to aby wykonać przegląd procesów i w konsekwencji aby mieć okazję przeprowadzania usprawnień.
Czy podobne myślenie o procesach ich przeglądach, ulepszeniach wykorzystać w coachingu? Oczywiście, że TAK!
Aby rozpocząć trzeba zacząć postrzegać otaczającą rzeczywistość jako zbioru procesów: bez względu na to, czy prowadzisz firmę, jesteś spawaczem, leczysz ludzi, czy uczysz się do kolejnego egzaminu. Rozpisanie idealnego (w domyśle lepszego) procesu należy zacząć od zrozumienia tego czym proces jest.
Proces to ciąg (sekwencja) logicznie uporządkowanych czynności, w wyniku których powstaje określony efekt (rezultat) działania (produkt, usługa), z którego korzysta klient (zewnętrzny lub wewnętrzny).
Jeśli Twoim celem jest praca nad poprawą i ulepszeniem tego co robisz, celu do którego dążysz, poprawa jakości działania lub funkcjonowania (np. Twojego produktu i usług) to skorzystaj z możliwości rozpisania swoich procesów w formie graficznych diagramów. Rozpisywanie procesów polega na spisywaniu kolejnych kroków, które należy zrobić z uwzględnieniem różnych strategii będących następstwem podjętych decyzji.
Rozpisanie procesu może przyjąć formą graficznego diagramu. Aktualnie dostępnych jest wiele pomocnych programów będących wsparciem dla osób zajmujących się np. zarządzaniem procesowym w przedsiębiorstwach. W coachingi takie programy mogą być wsparciem ale nie są konieczne. Samo rozpisanie diagramu na kartce może nam wiele pokazać, uświadomić a w konsekwencji doprowadzić do dokonania zmian i ulepszeń naszych działań.
Aby zacząć przygodę z rozpisywaniem diagramów procesów wystarczy 7 elementów, które stanowią konieczne elementy naszego przeglądu tego co tworzymy, tego co projektujemy, tego co wytwarzamy.
Elementy diagramu:
Wejście – szczegółowe dane wchodzące do procesu: dokumenty, materiały, plany, wymagania, informacje itp.
Każdy proces od czegoś się zaczyna, ktoś go inicjuje. Zastanów się czy Ty jesteś osobą, która rozpoczyna działanie Twojego procesu, a może jest to ktoś inny.
Proces – nazwa procesu.
Nazwa procesu jest bardzo ważna gdyż może determinować nasze podejście do następujących po sobie działań.
Wyjście – informacje na temat tego co uzyskujemy z procesu: dokumenty, materiały, plany, wymagania, informacje itp.
Zastanów się co jest efektem Twojego działania, co produkujesz, co chcesz osiągnąć, gdzie dojść i jaki efekt chcesz osiągnąć.
Co – co jest niezbędne do wykonania danego procesu: sprzęt, maszyny, sprzęt pomiarowy, system komputerowy, oprogramowanie itp.
Zastanów się jakie masz zasoby, co Cię otacza, z czego możesz skorzystać, czego potrzebujesz i co jest niezbędne dla uzyskania najlepszego efektu.
Kto – kto jest niezbędny do sprawnego przeprowadzenia procesu: ludzie i ich kompetencje, wraz z niezbędnymi szkoleniami, jeżeli kompetencji brak.
Zastanów się kto może przyjść z pomocą, kogo potrzebujesz a by osiągnąć punkt do którego proces dąży.
Jak – wszystko co może pomóc w pytaniach “jak” w trakcie procesu: powiązane procesu, normy, instrukcje, procedury, wizualizacje, specyficzne metody pracy itp.
Zastanów się nad okolicznościami przeprowadzenia procesu. Z czego możesz skorzystać, co już jest gotowe.
Kryteria – cele i zadania procesu, czyli co chcemy osiągnąć i jak jesteśmy w stanie to mierzyć – KPI.
Przemyśl jak będziesz monitorować postępy swoich prac oraz efekt końcowy, co jesteś w stanie mierzyć, jakimi miernikami.
Czy to wystarczy? I tak i nie, ponieważ te 7 elementów to dopiero początek działania, które chcemy rozpisać i ulepszyć. W takich działaniach potrzebujemy kogoś, kto będzie patrzyła na nasze procesy „z boku” – będzie obiektywnym obserwatorem ale i osobą wskazującą na możliwe błędy, zwłoki czasowe i możliwe ulepszenia. Oczywiście taką rolę może odegrać także coach w procesie coachingu.
Przykładowy diagram procesu:
Pomocnym może być także powyższy diagram. Wypełnij go – umieść tam wszystko, co przyjdzie Ci do głowy. Pierwsza wersja rozpisania procesu służy temu, aby przyjrzeć się sytuacji zastanej i wyłapać możliwe błędy, dostrzec możliwości zmian, które mają na celu usprawnienie Twoich działań i uzyskanie lepszych efektów końcowych.
Jeśli masz pytania i wątpliwości, szukasz porady dotyczącej tego narzędzia – napisz:
